Download Application Requirements

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Executive Summary

This document serves as a comprehensive guide detailing the requirements for citizens to obtain certified copies of vital records and to apply for marriage or civil union licenses within New Jersey. For vital records, it specifies acceptable forms of identification and the necessary proof of relationship to the subject of the record, including specific scenarios for birth, marriage, and lineage documents. The document also outlines the eligibility criteria, required documentation including a $28 application fee, and procedural steps such as the 72-hour waiting period for marriage licenses. Contact information for Spanish language services at the State Vital Statistics and Registry is provided for assistance with these processes.

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Document Text

--- Document: Download Application Requirements Document ---
APPLICATION REQUIREMENTS 
FOR CERTIFIED COPIES 
A Completed Application for Genealogical or Non-Genealogical Copy of a Vital Record 
 
Valid Identification: Valid photo driver’s license or photo non-driver’s license with current address 
OR 
 
Valid driver’s license without photo and an alternate form of ID with current address 
OR 
 
Two alternate forms of ID, one of which must show the current address 
Vehicle Registration Card 
Vehicle Insurance Card 
Voter Registration Card 
US/Foreign Passport 
Immigrant Visa 
Permanent Residence Card (Green Card) 
Federal/State ID 
School ID 
Utility Bill or Bank Statement (within last 90 days) 
W-2 for current or the previous tax year 
 
If you are requesting a certification, (an informational copy of a vital record not valid for legal purposes) you do not need to provide proof 
of relationship. 
 
If you are looking for a certified copy, proof of relationship is required that establishes you are:  
–The subject of the record  
–The subject’s parent, legal guardian or legal representative  
–The subject’s spouse/civil union partner/domestic partner; child, grandchild or sibling, if of legal age  
–A state or federal agency for official purposes  
–Pursuant to court order  
To establish proof of relationship for….. 
 
Your own birth certificate your valid ID is acceptable; however; if you have assumed your spouse’s or civil union 
partner’s surname, provide a copy of your marriage or civil union certificate to link the name on your current ID to the name on your birth 
certificate. 
 
Your child’s birth certificate, if the name on your identification matches the name of the child’s parent then your 
identification will establish your relationship. If your current name does not match the name as recorded on the birth certificate, as the 
parent you will need to supply a copy of your marriage or civil union certificate or legal name change. 
 
Your spouse’s/civil union partner’s birth record, provide a copy of your marriage/civil union certificate. 
 
Your parent’s or sibling’s vital record, provide a copy of YOUR birth certificate with parents’ names. 
 
Your grandparent’s vital record, you must establish that you are the person’s grandchild by linking the name on your 
ID to the name of the grandparent.  For example, if you changed your last name after marriage/civil union and want a grandparent’s vital 
record, you must: 1.) Provide your marriage/civil union certificate to show your name at birth, 2.) provide your birth certificate to identify 
your parent, and 3.) provide the parent’s birth certificate to identify the grandparent. 
 
If you are looking for a certified copy of a record and are…. 
 
An executor of an estate, you must supply proof of appointment as the executor. 
 
The legal representative of the executor of an estate, you must supply proof of legal retainer by the executor and 
proof of the appointment of the individual as the executor. 
 
The legal representative of an individual that is eligible to receive a certified copy of a vital record, you must supply 
proof of legal retainer by the eligible individual and their proof of relationship. 
 
If you are not a person qualified to get a certified copy of a record but...... 
 
You are helping a person receive a certified copy of a vital record they are eligible to receive......you must show your 
valid ID and a notarized, written release authorizing you to get the record on that person’s behalf OR, you can supply a written release from 
the person you are helping along with a copy of that person’s valid photo ID. 
 
In need of a vital record and are not the legal representative of an eligible person, you must obtain a court order 
directing the State Registrar to issue a certified copy of the record. A subpoena is not sufficient to issue a copy of a vital record. 
 


 
REQUISITOS DE SOLICITUD 
PARA COPIAS CERTIFICADAS 
 
∙ Completar una aplicación para copias de registros civiles Ancestros o No-Ancestros 
∙ Identificación Valida: Licencia de conducir con fotografía o Identificación con fotografía emitida por el Departamento de Motores & Vehículos con 
la dirección actual  
 
O 
Licencia Valida de conducir sin fotografía y una forma de identificación alterna con la dirección actual  
 
O 
  Dos (2) Formas de Identificaciones Alternas, una debe mostrar la dirección actual 
Registración vehicular 
Tarjeta de seguro vehicular 
Tarjeta  Electoral 
                  Pasaporte US/Extranjero 
 
Visa Inmigrante  
Tarjeta de Inmigración, Residencia (Green Card) 
ID Federal/Estatal 
ID Escolar 
Recibo de luz, gas, teléfono, o estado de cuenta bancaria (entre los ultimos 90 dias) 
W-2 del anterior/ presente año 
 
∙ Si solicita una certificación (copia informatica de un registro no valida para propositos legales) no necesita prueba de parentesco 
∙ Si solicita una copia certificada, prueba de parentesco/relación es necesaria para establecer que usted es…. 
–
El individuo identificado en el registro 
–
Padres, guardian legal o representante legal del individuo 
–
Pareja/esposo(a)/conyuge; hijo(a);nieto(a), o hermano(a) del individuo, si de edad legal 
–
 Oficial de agencia estatal o federal con propositos oficiales 
–
En conformidad con una orden judicial 
∙ Para establecer prueba de parentesco/relación para….. 
 
Su propia acta de nacimiento, su identificación es aceptable; pero si asumio el apellido de su conyuge o esposo,  debe proveer una copia del 
acta de matrimonio o union civil para poder asociar los datos en su identificación con la del acta de nacimiento. 
 
Partida de Nacimiento de su hijo(a),si el nombre en su identificación coincide con el nombre del padre/madre, no necesita otro documento 
para establecer parentesco.  Si el nombre en su identificación no coincide con el nombre del padre/madre, también debe proveer copia de su 
acta de matrimonio, unión civil, o cambio legal de nombre. 
 
Partida de Nacimiento de su pareja/esposo(a)/conyuge, debe proveer copia del acta matrimonial o unión civil 
 
Registros de padres o hermanos, debe proveer copia de SU partida de nacimiento con el nombre de los padres 
 
Registros de abuelos, debe establecer que usted es el nieto(a) asociando el nombre en su identificación con el nombre de sus abuelos.  Por 
ejemplo, si ha cambiado su apellido despúes de un matrimonio o unión civil, y quiere el acta de nacimiento de uno de sus abuelos, debe de 1) 
proveer SU acta de matrimonio o unión civil  mostrando su nombre al nacer 2) proveer copia de su partida de nacimiento identificando sus 
padres y 3) proveer la partida de naciemeinto de su padre/madre para identificar su abuelo(a). 
∙ Si solicita una copia certificada de un registro y eres….. 
 
Albacea de bienes debe provee prueba de nombramiento como albacea designado. 
 
eres el representa legal del albacea de bienes , debe proveer prueba de retención legal con el albacea y prueba de nombramiento como 
albacea designado  
 
eres el representante legal de un individuo elegible para recibir una copia certificada de un registro civil, debe proveer prueba de retención 
legal con el individuo elegible y prueba de parentesco/relación de esa persona. 
∙ Si usted no es una persona elegible para recibir una copia certificada de un registro pero… 
 
esta ayudando a una persona elegible para recibir una copia certificada de un registro………  
debe presentar identificación valida suya y un poder notarizado dandole la autorización para obtener el registro en su nombre o una carta 
escrita de la persona elegible autorizandolo a obtener la copia del registro adjunta con identificación valida del individuo.  
 
necesita una copia certificada de un registro civil y no es representante legal de un individuo eligible, debe de proveer una orden judicial 
directamente a la Oficial Estatal de Registros para que se emita una copia certificada del registro.  Una citación no es suficiente para la 
emisión de una copia de registro civil 
 


 
Oficina Estatal de 
Registros Civiles 
 
 
 
• Servicio en Español: 
– Información en Español 
– Quejas 
– Traducciones 
• Teléfono: 1-866-649-8726 x 580 
• Dirección Postal: 
 
DHS-Vital Statistics and Registry 
 
Spanish Services  
 
PO Box 370 
 
Trenton, NJ 08625 
 
 


Applying for a Marriage/ Civil Union 
License in New Jersey  
Requirements for entering into a Marriage: 
For two persons to establish a Marriage/ Civil Union in this State, it shall be necessary 
that they satisfy all of the following criteria: 

Not be a party to another civil union, domestic partnership or marriage in this 
State or recognized by this State; and 

Be of the same same sex for civil union; marriages can be same or opposite 
sex couples. 

Be at least 18 years of age, except that applicants under the age of 18 may 
enter into a Marriage/Civil Union with parental consent.  Applicants under the 
age of 16 must obtain parental consent and have the consent approved in 
writing by any judge of the Superior Court, Chancery Division, Family part.  
Where to apply: 
The marriage/civil union license application is to be made in the New Jersey 
municipality in which either party resides and the license is valid throughout 
the State of New Jersey.  If neither applicant is a New Jersey resident, 
submit the application in the municipality where the marriage/civil union 
ceremony will be performed, the license is only valid in the issuing 
municipality.  
Please contact the Local Registrar to determine if license applications are handled 
during business hours or by appointment. 
Required documents when applying for a Marriage/ Civil Union license:  

Proof of identity such as your driver’s license, passport or state/federal I.D.  

Proof of your residency.  

Your social security card or social security number.*  

A witness, 18 years of age or older.  

The $28 application fee.  
*Social security number is required by law for US citizens and will be kept confidential.  
Any documents in a foreign language must be accompanied by a certified English 
translation.  
After you apply:  

There is a 72-hour waiting period before the license is issued. The waiting 
period begins when the application is filed with the Local Registrar. There is 
no 72 hour waiting period for a Remarriage/Reaffirmation of Civil Union; 
however, you must bring a certified copy of your existing Marriage/Civil 
Union certificate. 

The marriage/civil union license application is valid for six months from the 
date accepted, unless the Registrar has given prior approval to extend the 
validity of the application to a maximum of one year. 
 


Solicitar una Licencia Matrimonial/ Unión Civil en NJ  
 
Requisitos para establecer un Matrimonio/ Unión Civil: 
 
Para que dos personas puedan establecer un Matrimonio/Unión Civil en este estado, 
deben  satisfacer los siguientes requisitos: 

No pertenecer a otra unión civil, sociedad doméstica o matrimonio en este estado o 
que es reconocida en este estado;  

Ser del mismo sexos para una unión civil, matrimonios pueden ser del mismo sexo o 
del sexo opuestos ;  

Tener por los menos 18 años de edad, al menos que el menor tenga el consentimiento 
de los padres para casarse ó entrar en una unión civil.  Solicitantes menores de 16 
años deben obtener el consentimiento de los padres y el consentimiento escrito de un 
juez de la Corte Superior, División de Ministros de Familia.  
Donde Solicitar: 
La solicitud para la licencia de Matrimonio/Unión Civil debe ser presentada en la municipalidad 
de New Jersey en la cual reside uno de los solicitantes y esta es válida en todo el 
estado de New Jersey. Si ninguno de los aplicantes es residente de New Jersey, debe 
presentar la solicitud en la municipalidad donde se realizará la ceremonia matrimonial 
ó unión civil, esta licencia será valida sólo en esta municipalidad.  
Por favor contactar a la oficina local para asegurarce de que esta oficina procece estas 
solicitudes durante horario de operaciones o por cita 
 
Documentos requeridos para solicitar una licencia para Matrimonio/Unión Civil:  

Prueba de identidad: licencia de conducir, pasaporte o identificación federal/estatal. 

Prueba de domicilio.  

Tarjeta de seguro social o número de seguro social.*  

Testigo mayor de 18 años  

Tarifa por solicitud $28.  
*El número de seguro social es un requisito legal para los ciudadanos americanos y es 
confidencial.  
Documentos internacionales deben ser acompañados por una traducción en inglés certificada. 
 
Después de Solicitar:  

Existe un tiempo de espera de 72-horas antes de poder emitir la licencia 
matrimonial.  El tiempo de espera comienza al registrarse la solicitud en la Oficina 
Local de Registros Civiles.  No existe tiempo de espera para Re-matrimonios/Uniones 
Civiles; pero debe proveer una copia de su acta matrimonial/unión civil. 

La solicitud para la Licencia de Matrimonio/Unión Civil es válida por seis meses desde 
la fecha en que fue aceptada, al menos que el Oficial de Registros Civiles haya 
previamente autorizado extender su validez por el máximo de un año.